Professionelle Steuerung der Bewirtschaftung steigert Performance

Pensionskassen investieren beachtliche Summen in direkte Immobilienanlagen.
Bei grösseren Immobilienportfolios macht es Sinn, nebst der Bewirtschaftung auch deren übergeordnete Koordination auszulagern. Eine Partnerschaft mit einem in der ganzen Schweiz verankerten Anbieter im Bereich Property und Facility Management zahlt sich aus: Einheitliche Leistungsprofile für alle Bewirtschaftersowie periodische Ausschreibungen für Unterhalts- und Serviceleistungen steigern die Effizienz.

Institutionelle Liegenschaftsbesitzer wissen es:
Auch wenn man die Bewirtschaftung selbst ausgelagert hat, bleibt die Betreuung der Bewirtschafter im «courant normal» und in speziellen Situationen arbeitsintensiv. Kommt hinzu, dass Pensionskassen meistens diversifizierte Immobilienportfolios haben: reine Wohnliegenschaften, reine Gewerbeliegenschaften sowie Gebäude mit gemischter Nutzung. Alle drei Kategorien stellen jeweils spezifische Anforderungen an die Bewirtschaftung.

Eigene Organisation schlank halten

Es braucht Zeit und spezifisches Know-how, um sich den Fragestellungen und Anträgen der Bewirtschafter zu widmen. Die hierfür eingesetzten internen Ressourcen sind personalintensiv und gehen auf Kosten des eigentlichen Kerngeschäfts beziehungsweise Kernauftrags beim Immobilienmanagement für Pensionskassen. Es liegt daher auf der Hand, für die Koordination der Bewirtschafter einen externen Spezialisten beizuziehen, der sich sowohl in der Bewirtschaftung als auch im Facility Management gut auskennt beziehungsweise diese Klaviatur selbst aus langjähriger Erfahrung als Anbieter beherrscht. Denn auch Pensionskassen sind im Dienste ihrer Destinatäre angehalten, die eigene Organisation schlank zu halten. So kann sich die Pensionskasse mit einem relativ kleinen eigenen Immobilienteam auf übergeordnete Strategie-und Führungsaufgaben konzentrieren. Diese reichen von der langfristigen Vermietungs- und Mietzinspolitik über die Evaluation von Neubauprojekten bis zum Festlegen strategischer Kriterien für Immobilienzu- und Immobilienverkäufe.
Nicht zuletzt können sich die Verantwortlichen vermehrt der Zufriedenheit ihrer Schlüsselmieter widmen.

Erste Anlaufstelle im Netzwerk

Grössere Pensionskassen arbeiten bei der Bewirtschaftung ihres Immobilienportfolios vom Inkasso über den Betrieb und den Unterhalt bis zum Werterhalt in der Regel mit verschiedenen externen Partnern zusammen. Ein solches Netzwerk ist meist organisch gewachsen. Angestammten und neuen Partnern gegenüber wird der externe Koordinator erste Anlaufstelle. Ziel ist es, schweizweit bei allen Bewirtschaftern und Sublieferanten das 3-Säulen-Prinzip (Preis, Leistung und Termine) sicherzustellen und dies in einem detaillierten Reporting gegenüber der jeweiligen Pensionskasse zu dokumentieren. Ein externer Koordinator wie MIBAG ist somit direkter Ansprechpartner in allen Belangen der Bewirtschaftung und des technischen Immobilienmanagements, von wertvermehrenden Investitionen über den laufenden Unterhalt bis zur Mietzinspolitik und zur Vermarktung von Leerständen.

Garant für effizienten Mitteleinsatz

Sind einheitliche Vertragskonditionen und Leistungsprofile in allen Landesteilen etabliert, stehen sie als Garant für effizienten Mitteleinsatz. Das gilt für die Hauswartung ebenso wie für den Reparatur- und Unterhaltsservice.
Einheitliche Leistungsprofile schaffen Transparenz und sind die Grundlage, auf welcher MIBAG als externer Koordinator einen substanziellen Beitrag zur Optimierung der Betriebskosten und damit zu einer wiederkehrend verbesserten Rendite leisten kann. Ob Reinigung, Unterhalt, Hauswartung oder Serviceverträge:
Im koordinierten Einkauf auf der Basis periodischer regionaler oder überregionaler Ausschreibungen und Auftragsvergabe steckt ein grosses Potenzial für Skaleneffekte. MIBAG bereitet für die auftraggebende Pensionskasse die Entscheidungsgrundlagen vor, berät sie und ist bei der operativen Umsetzung der Entscheide für Kontrolle und Qualitätssicherung zuständig.
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Roger Zanoli
Leiter Portfoliomanagement
MIBAG Property + Facility Management❯

Firmeneigene Liegenschaften: Was tun?

Immobilien sind bei Investoren stark gefragt. Dieser günstige Umstand kann für eine strategische Neupositionierung der firmeneigenen Immobilienportfolios genutzt werden.

Unternehmen mit grösseren firmeneigenen Immobilienbeständen sollten sich periodisch mit der Frage befassen, ob die im eigenen Immobilienbestand gebundenen Gelder für die Firma bzw. die Firmeneigentümer optimal eingesetzt sind oder ob nicht eine Auslagerung zumindest der nicht betriebsnotwendigen Liegenschaften angezeigt wäre. Argumente für eine Liquidierung der in Immobilien gebundenen Finanzmittel können betriebswirtsschaftlicher Natur sein, wie z.B. vorhandene Projektopportunitäten mit überdurchschnittlichen Renditeerwartungen im Kerngeschäft oder fehlende Managementkapazitäten im Bereich Immobilien. Günstige Entwicklungen an den Immobilienmärkten selber können die Frage einer Auslagerung aber ebenfalls aktuell werden lassen. Gerade dieser zweite Punkt sollte die Firmen heute dazu bewegen, die Immobilien-strategie neu zu überdenken, denn die Voraussetzungen für Auslagerungen sind an den Immobilienmärkten momentan nahezu ideal. Einer hohen Investorennachfrage steht ein knappes Angebot gegenüber. Zudem befinden sich die Immobilienpreise dank dieser Übernachfrage sowie den moderaten Zinsen auf einem hohen Niveau.

Quelle: UBS outlook 2/2007

Auftragsabwicklung im FM

Eine der wichtigsten Zielsetzungen des Facility Managements ist die Übernahme von Aufgaben im Bereich der Sekundärprozesse, damit der Auftraggeber sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.

Das Kerngeschäft wird auch als Primärprozess bezeichnet und umfasst Aktivitäten, die im direkten Zusammenhang mit der Erstellung von Produkten und Dienstleistungen im Sinne des eigentlichen Unternehmenszwecks stehen. Die Aktivitäten des Kerngeschäfts machen den größten Teil der Wertschöpfung im Unternehmen aus. In diesem Bereich verfügt das Unternehmen über das relativ größte Know-how und kann die Produkte und Leistungen effizient erstellen. Das Kerngeschäft eines Spediteurs beispielsweise, ist das Transportieren von Gütern, nicht jedoch die Reparatur seiner Fahrzeuge.

Es ist in vielen Fällen sinnvoll, Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören, an externe Dienstleister abzugeben. Der Sekundärprozess beinhaltet alle Leistungen, die für eine reibungslose Abwicklung der Kerngeschäfts-Aktivitäten notwendig sind, aber nicht dem Kerngeschäft zuzuordnen sind.

Genau an dieser Stelle setzt Facility Management an. Es unterstützt die Mitarbeiter als Nutzer in dem Sinne, dass es verschiedene Aufgaben aus den kerngeschäftsfremden Bereichen übernimmt und somit den Mitarbeitern mehr Raum für die Abwicklung des eigentlichen Kerngeschäfts bietet und dieses sinnvoll unterstützt.

Der Kern des operativen Facility Management bildet der Auftragsabwicklungsprozess, der oft auch als FM-Prozess beschrieben wird. Mit der Auftragsannahme von geplanten und ungeplanten Maßnahmen beginnt die Prozesskette, die nach der Auftragsabwicklung mit der Rückmeldung der erbrachten Leistung endet.

Eine Auswertung der erbrachten Leistungen mündet in einem -> kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), um das FM nutzerspezifisch zu optimieren. Für einzelne Leistungen können dabei unterschiedliche Abläufe (Workflow´s) entstehen. Im Rahmen einer -> Potentialanalyse werden diese Prozesse genau untersucht, um so zu einem Optimum in bezug auf Planung, Organisation und Nutzung der Immobilie zu gelangen. In die Untersuchung werden neben Sekundärprozessen auch die Primärprozesse der Nutzer einbezogen, um den FM-Prozess individuell passend zu gestalten.

Um den Auftragsabwicklungsprozess optimal zu unterstützen, sollte ein -> CAFM-/-> IPS-System diesen abbilden können.