Auftragsabwicklung im FM

Eine der wichtigsten Zielsetzungen des Facility Managements ist die Übernahme von Aufgaben im Bereich der Sekundärprozesse, damit der Auftraggeber sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.

Das Kerngeschäft wird auch als Primärprozess bezeichnet und umfasst Aktivitäten, die im direkten Zusammenhang mit der Erstellung von Produkten und Dienstleistungen im Sinne des eigentlichen Unternehmenszwecks stehen. Die Aktivitäten des Kerngeschäfts machen den größten Teil der Wertschöpfung im Unternehmen aus. In diesem Bereich verfügt das Unternehmen über das relativ größte Know-how und kann die Produkte und Leistungen effizient erstellen. Das Kerngeschäft eines Spediteurs beispielsweise, ist das Transportieren von Gütern, nicht jedoch die Reparatur seiner Fahrzeuge.

Es ist in vielen Fällen sinnvoll, Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören, an externe Dienstleister abzugeben. Der Sekundärprozess beinhaltet alle Leistungen, die für eine reibungslose Abwicklung der Kerngeschäfts-Aktivitäten notwendig sind, aber nicht dem Kerngeschäft zuzuordnen sind.

Genau an dieser Stelle setzt Facility Management an. Es unterstützt die Mitarbeiter als Nutzer in dem Sinne, dass es verschiedene Aufgaben aus den kerngeschäftsfremden Bereichen übernimmt und somit den Mitarbeitern mehr Raum für die Abwicklung des eigentlichen Kerngeschäfts bietet und dieses sinnvoll unterstützt.

Der Kern des operativen Facility Management bildet der Auftragsabwicklungsprozess, der oft auch als FM-Prozess beschrieben wird. Mit der Auftragsannahme von geplanten und ungeplanten Maßnahmen beginnt die Prozesskette, die nach der Auftragsabwicklung mit der Rückmeldung der erbrachten Leistung endet.

Eine Auswertung der erbrachten Leistungen mündet in einem -> kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), um das FM nutzerspezifisch zu optimieren. Für einzelne Leistungen können dabei unterschiedliche Abläufe (Workflow´s) entstehen. Im Rahmen einer -> Potentialanalyse werden diese Prozesse genau untersucht, um so zu einem Optimum in bezug auf Planung, Organisation und Nutzung der Immobilie zu gelangen. In die Untersuchung werden neben Sekundärprozessen auch die Primärprozesse der Nutzer einbezogen, um den FM-Prozess individuell passend zu gestalten.

Um den Auftragsabwicklungsprozess optimal zu unterstützen, sollte ein -> CAFM-/-> IPS-System diesen abbilden können.